Draag van af het begin zorg voor een succesvolle samenwerking en bouw vertrouwen op door gezamenlijk contracten te ontwikkelen die juridisch solide zijn en voordelig voor alle partijen.

Een contract is een reeks beloften tussen twee of meer partijen die zij juridisch bindend maken, dat wil zeggen als deze beloften worden geschonden, heeft de benadeelde partij toegang tot rechtsmiddelen of alternatieve oplossingen.

Het ontwikkelen van gedeeld begrip over behoeften en verwachtingen is essentieel voor een succesvolle samenwerking.

Tijdens de onderhandelingen en het sluiten van een contract, gedraag je dan passend bij de samenwerkingscultuur die je wilt ontwikkelen en bouw een positieve relatie met andere betrokken partijen.

Dit patroon heeft betrekking op contracten die verband houden met samenwerking rond elke transactie tussen een organisatie en andere partijen (bijvoorbeeld werknemers, consultants, dienstverleners, aandeelhouders of klanten). Het is vooral van belang voor contracten die een belangrijke invloed hebben op de toekomst van een organisatie of een van haar partners, zoals:

  • arbeidscontracten en contracten met externe contractanten of adviseurs in ondersteunende rollen (inclusief een overeenkomst die leidt tot een verandering van beloning of werktijden)
  • contracten voor samenwerking met klanten, verkopers of dienstverleners
  • aandeelhouder overeenkomsten

Opmerking: Veel overeenkomsten over samenwerking binnen een organisatie vereisen geen speciale contracten, omdat ze al worden geregeld door of onderworpen zijn aan bestaande contracten.

Succescriteria voor onderhandelingen over contracten

Bij het onderhandelen over een contract, zorg voor:

  • gedeeld begrip over de reden voor de samenwerking, evenals het beoogde resultaat en belangrijke kaders
  • alle partijen begrijpen wat van hen verwacht wordt
  • alle partijen die door een contract geraakt worden, zijn betrokken bij het maken van het contract en houden zich hieraan op vrijwillige basis
  • verwachtingen zijn realistisch
  • de overeenkomst is gunstig voor alle partijen
  • iedereen is van plan zich aan de gemaakte overeenkomst te houden

Als om enige reden niet aan een of meer van deze criteria kan worden voldaan, is het waarschijnlijk verstandig om niet te verder gaan.

Co-creatie van het contract

De manier waarop een contract wordt onderhandeld kan aanzienlijk bijdragen aan het opbouwen van vertrouwen tussen partijen. Benader het sluiten van het contract als het sluiten van een overeenkomst tussen partners, niet tegenstanders: co-creëer het contract, pas het aan de specifieke context aan en zorg ervoor dat het juridisch goed in elkaar zit.

  • alle verwachtingen van de betrokken partijen moeten in het contract staan en in voldoende detail beschreven
  • gebruik duidelijke en eenvoudige taal die alle partijen kunnen begrijpen en wees ondubbelzinnig over de juridische gevolgen
  • als je specifieke technische of juridische voorwaarden moet gebruiken waar een partij niet bekend mee is, leg ze dan uit in een woordenlijst en maak die onderdeel van het contract
  • overleg met een advocaat die de gewenste cultuur ondersteunt en die competent is op het gebied waarin je onderhandelt

Wanneer je een contract co-creeërt:

  • zorg ervoor dat alle partijen afgevaardigden hebben die alle betrokken domeinen vertegenwoordigen (bijvoorbeeld niet alleen de verkoop, maar ook ontwikkeling / productie / ondersteuning, enz)
  • maak de cultuur die je wilt ontwikkelen expliciet, met inachtneming van de gemeenschappelijkheden en eventuele culturele verschillen tussen partijen
  • benoem de redenen om te willen gaan samenwerken en wees transparant over de verwachtingen en behoeften van alle partijen
  • maak alle relevante informatie openbaar (indien nodig onder een NDA)
  • wordt het eerst eens over de voorwaarden voor de relatie en de verwachtingen van alle partijen en overweeg vervolgens hoe je deze juridisch kunt onderbouwen
  • stel een lijst op van specifieke wetten en regelgeving waaraan de overeenkomst moet voldoen
  • onderhandel in meerdere iteraties, waardoor de tijd wordt geboden om de gevolgen te bestuderen en aanpassingen voor te stellen
  • houd notulen van elke vergadering bij om potentiële misvattingen te voorkomen

Ondersteun de volledige levensduur van de Samenwerking:

Elk contract kan op elk moment worden gewijzigd, mits alle ondertekenaars het ermee eens zijn. De kans op conflict in latere fases van de samenwerking, wordt veel kleiner wanneer je de volledige duur van de samenwerking meeneemt in het contract:

  • zorg voor benodigdheden om succesvol van start te gaan, door onboarding procedures te definiëren
  • stel een proefperiode vast– waar alle partijen de samenwerking kunnen uitproberen – en een duidelijk protocol voor de manier waarop iedere partij het contract in de proefperiode kan worden beëindigd
  • definieer en plan regelmatige evaluatiemomenten waar ondertekenaars samenkomen om te delen of het contract gewijzigd moet worden om beter te passen bij de veranderende context
  • stel ook een duidelijke procedures vast voor het breken van het contract
  • overweeg om alternatieve middelen beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld bemiddeling of arbitrage, om conflicten op te lossen
  • overweeg het contract te beperken tot een vaste termijn waarna het contract afloopt en kan worden verlengd indien nodig

Cultuur

Elk contract beïnvloedt de cultuur van de samenwerking die het bestuurt, zelfs als het alleen maar lijkt te beschrijven * wat* er moet worden geleverd:

  • maak bewust de samenwerkingscultuur die u wilt zien door de verwachtingen over * hoe* dingen moeten worden gedaan te benoemen
  • stem het contract af op de organisatiestructuur (van alle partijen) en op wettelijke vereisten
  • ontwikkel contracten die accountability mogelijk maken en aanmoedigen

Wanneer standaardcontracten in jouw industrie volgens jou niet in overeenstemming zijn met de cultuur die je wilt ontwikkelen kun je een eigen verzameling opbouwen met templates voor contracten en clausules. Overweeg om deze beschikbaar te stellen voor anderen, zodat ervaring uit het verleden gebruikt kan worden bij het maken van nieuwe contracten.

▶ Transparant Salaris
◀ Overeenkomsten breken
▲ Zaken die Co-creatie mogelijk maken