Voorbereiden voor Vergaderingen
Bereid vergaderingen voor om ze effectiever te maken.
Enkele overwegingen voor het succesvol voorbereiden van een vergadering:
- verhelderen en communiceren van de driver voor en de beoogde resultaten van de vergadering
- besluit wie uit te nodigen
- maak een agenda
- de vergadering op tijd genoeg plannen, zodat mensen tijd hebben om zich voor te bereiden
- kies een passende duur voor de vergadering
- wees duidelijk wie de vergadering zal faciliteren, wie aantekeningen neemt en wie er voor de follow-up zal zorgen
Agenda voorbereiden
Betrek mensen bij het voorbereiden en prioriteren van de vergadering en stuur deze vooraf rond
Stem voor elk agendapunt in over:
- de driver
- de beoogde resultaten
- het proces
- de tijd die je eraan wilt besteden
- wat mensen moeten doen om zich voor te bereiden
Ondersteun de voorbereiding van de deelnemers
- bedank wat er van tevoren kan worden gedaan om de vergadering voor te bereiden
- meld mensen over wat te verwachten en eventuele voorwaarden
- maak alle beschikbare middelen beschikbaar die mensen nodig hebben voor voorbereiding
Als deelnemer
- bekijk het patroon Artful Participation
- bekijk de agenda en bedenk hoe je kan bijdragen aan ieder item
- bespreek bezwaren op een agenda en los deze zo mogelijk op voorafgaand aan de vergadering
- review verbetersuggesties van de evaluatie van de vorige vergadering en bedenk hoe jij ernaar kunt handelen